Déclaration de protection de la vie privée

Dernière mise à jour : 16 octobre 2026

Dans cette déclaration de confidentialité, vous découvrez quelles données personnelles nous traitons, pourquoi nous le faisons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle s'applique à nos sites web (prana.be et prana-fr.be), à nos formations, notre coaching, nos webinaires, notre boutique et notre newsletter, ainsi qu'à notre application Mentale Fitness (iOS, Android et web).

Nous ne vendons jamais vos données. Dans l'application, nous n'affichons pas de publicités et nous n'utilisons aucun service d'analyse ou de publicité de tiers.

1. Qui sommes-nous ?

Prana Mental Excellence est responsable du traitement de vos données personnelles tel que décrit dans cette déclaration.

Prana Mental Excellence
Meldenstraat 45, 9700 Audenarde, Belgique
Numéro d'entreprise / TVA : BE 0887.585.434
Téléphone : +32 9 383 03 11
E-mail : info@prana.be
Site web : https://prana.be

Déléguée à la protection des données : Iris Willems, joignable via iris@prana.be. Vous pouvez vous adresser à elle pour toute question sur votre vie privée et pour exercer vos droits.

2. Quelles données traitons-nous ?

2.1 Via nos sites web, formations, boutique et newsletter

Prénom et nom
Adresse
Numéro de téléphone
Adresse e-mail
Données de facturation et de paiement
Adresse IP, type de navigateur et d'appareil
Données sur vos activités sur notre site web
Autres données que vous nous communiquez vous-même, par exemple dans un profil, dans un e-mail ou par téléphone

2.2 Via l'application Mentale Fitness

Compte : adresse e-mail, nom, langue choisie (néerlandais, français ou anglais), mode de connexion (e-mail, mot de passe, Google ou Apple)
Connexion et sécurité : mot de passe chiffré (nous ne pouvons pas le lire nous-mêmes), codes de connexion temporaires, un code technique de votre compte Google ou Apple
Abonnement : statut (période d'essai, actif, expiré), canal par lequel vous l'avez souscrit, date de fin de votre période d'essai. Nous ne recevons aucune donnée de carte ou bancaire.
Utilisation de l'application : vos programmes, les exercices et sessions suivis, vos objectifs personnels, vos convictions, vos bonnes habitudes, vos notes sur les exercices, vos favoris, vos séries (streaks), points, niveaux et badges
Journal : le texte que vous écrivez dans votre journal et votre score d'humeur
Questionnaires : vos réponses aux questionnaires comme le Mental Check-up et les scores qui en découlent
Conversations avec Mex : vos messages au coach Mex (y compris les messages vocaux, que nous conservons sous forme de texte), les réponses de Mex et un court résumé de ce qui vous préoccupe, pour que Mex puisse mieux vous accompagner
Communauté : vos messages, réactions, photos et réactions emoji, votre nom et votre photo de profil dans la liste des membres, et les messages que vous avez ouverts
Sessions en direct : vos inscriptions aux webinaires et sessions en direct dans le calendrier
Notifications : vos préférences de notification, votre fuseau horaire et un code technique de votre appareil ou navigateur pour pouvoir vous envoyer des notifications
Feedback : ce que vous envoyez via le bouton de feedback, éventuellement avec une capture d'écran, ainsi que la page, la version de l'application et votre type d'appareil
Statistiques d'utilisation : les écrans et fonctions utilisés, liés à un code technique
Données techniques : adresse IP et messages d'erreur dans les fichiers journaux de nos serveurs

Dans l'application, nous ne vous demandons pas votre date de naissance, votre genre, votre adresse ni votre localisation exacte.

2.3 Données sensibles concernant votre santé mentale

Mentale Fitness est une application consacrée au bien-être mental. Votre journal, vos scores d'humeur et de bien-être, vos conversations avec Mex et vos réponses aux questionnaires comme le Mental Check-up peuvent révéler des informations sur votre santé mentale. Selon le RGPD (la loi européenne sur la protection de la vie privée, aussi appelée GDPR), il s'agit d'une catégorie particulière de données personnelles (article 9).

Nous ne traitons ces données qu'avec votre consentement explicite (article 9.2.a du RGPD). Vous donnez ce consentement lors de votre inscription. Vous pouvez le retirer à tout moment en supprimant votre compte (voir chapitre 11). Sans ce consentement, nous ne pouvons pas proposer l'application, car ces données sont au cœur de l'accompagnement.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données et sur quelle base juridique ?

Nous utilisons vos données uniquement pour les finalités ci-dessous. Chaque traitement repose sur une base juridique de l'article 6 (et, pour les données sensibles, de l'article 9) du RGPD.

Traiter votre commande, votre inscription ou votre paiement et vous fournir nos produits ou services : exécution du contrat (art. 6.1.b)
Vous appeler ou vous envoyer un e-mail si nécessaire pour fournir notre service : exécution du contrat (art. 6.1.b)
Vous informer des modifications de nos services et produits : intérêt légitime (art. 6.1.f)
Vous envoyer notre newsletter et nos offres : consentement (art. 6.1.a) ; pour les clients existants, notre intérêt légitime (art. 6.1.f). Vous pouvez toujours vous désinscrire via le lien présent dans chaque e-mail.
Améliorer notre site web et adapter notre offre à vos préférences à l'aide de cookies analytiques et marketing : consentement via la bannière cookies (art. 6.1.a)
Créer votre compte dans l'application, vous permettre de vous connecter et sécuriser votre compte : exécution du contrat (art. 6.1.b)
Proposer vos programmes, exercices, votre progression, la communauté et les sessions en direct : exécution du contrat (art. 6.1.b)
Traiter votre journal, vos scores de bien-être, vos conversations avec Mex et vos questionnaires : consentement explicite (art. 9.2.a) et exécution du contrat (art. 6.1.b)
Faire relire vos conversations avec Mex (pseudonymisées) pour améliorer Mex, uniquement si vous activez vous-même cette option : consentement explicite (art. 6.1.a et 9.2.a)
Prévenir une personne de contact attitrée de Prana si vous semblez être en détresse aiguë lors d'une conversation avec Mex : intérêt vital (art. 6.1.d) et consentement explicite (art. 9.2.a), donné lors de votre inscription
Gérer votre abonnement et votre période d'essai : exécution du contrat (art. 6.1.b)
Tenir les factures et la comptabilité : obligation légale (art. 6.1.c)
Envoyer des rappels et des notifications : consentement (art. 6.1.a), que vous donnez en autorisant les notifications sur votre appareil
Donner suite à votre feedback : intérêt légitime (art. 6.1.f)
Améliorer l'application grâce aux statistiques d'utilisation : intérêt légitime (art. 6.1.f)
Sécurité, débogage, prévention des abus et sauvegardes : intérêt légitime (art. 6.1.f)
Produire des résultats de groupe anonymisés pour votre employeur, si vous utilisez l'application via votre employeur : intérêt légitime (art. 6.1.f), en exécution de notre contrat avec votre employeur

4. Le coach IA Mex

Dans l'application, vous pouvez parler avec Mex, un coach numérique. Mex est toujours clairement identifié comme un assistant IA.

Comment Mex répond. Une partie des réponses de Mex sont des textes fixes rédigés par Prana. Aucune IA n'intervient dans ces réponses. Pour les autres réponses, Mex utilise des modèles de langage d'OpenAI (la famille GPT-5) et de Mistral AI (France). Nous y accédons via la plateforme OpenRouter (OpenRouter Inc., États-Unis). Pour donner une réponse adaptée, le modèle de langage reçoit votre message avec le contexte nécessaire : votre nom, votre langue, vos programmes et objectifs, et le résumé des conversations précédentes. Votre journal n'est pas envoyé à Mex ni à un modèle de langage.

Des conditions strictes. Pour chaque requête, nous imposons techniquement que seule l'infrastructure propre d'OpenAI et de Mistral AI soit utilisée, et uniquement des services qui ne conservent pas vos messages et ne les utilisent pas pour entraîner des modèles.

Messages vocaux et recherche. Si vous enregistrez un message vocal, OpenAI (Whisper) le convertit en texte. Nous ne conservons que le texte, pas l'enregistrement. Pour trouver la bonne réponse dans notre base de connaissances, OpenAI convertit votre question en une représentation mathématique (un « embedding »). OpenAI n'utilise pas les données que nous transmettons via son API pour entraîner ses modèles.

Prana ne lit pas vos conversations. Nous ne voyons pas le contenu de vos conversations avec Mex. Mex crée automatiquement un court résumé et un profil de coaching (par exemple les thèmes qui vous préoccupent) pour mieux vous accompagner, mais ceux-ci restent dans la base de données sécurisée de l'application et ne sont pas montrés aux collaborateurs de Prana. Il y a deux exceptions. Premièrement, vous pouvez activer vous-même dans l'application l'option permettant à Prana de relire vos conversations pour améliorer Mex. Cette option est désactivée par défaut. Si vous l'activez, nous ne voyons vos conversations que sous forme pseudonymisée (en tant que « Utilisateur #… », sans nom ni adresse e-mail), et vous pouvez retirer ce consentement à tout moment. Deuxièmement, l'alerte en cas de détresse aiguë, décrite ci-dessous. Les actions que vous ajoutez à votre programme (éventuellement sur proposition de Mex) font partie des données de votre programme.

Si ça ne va vraiment pas. Si Mex remarque des signes de détresse aiguë au cours d'une conversation, Mex vous oriente vers des lignes d'aide professionnelles (en Belgique, le Centre de Prévention du Suicide au 0800 32 123, ou la Zelfmoordlijn 1813 pour les néerlandophones). En outre, une personne de contact attitrée de Prana reçoit une alerte avec un court contexte, afin que nous puissions vérifier si nous pouvons vous aider davantage. Prochainement, nous vous demanderons un consentement séparé à ce sujet dans l'application, et vous pourrez également refuser cette alerte. Prana n'est pas un prestataire de soins et ne remplace pas une aide professionnelle. Votre employeur n'en voit jamais rien.

Pas d'entraînement sur vos données. Prana n'entraîne ni n'affine aucun modèle d'IA avec vos données.

Pas de diagnostic, pas de décisions automatisées. Mex est un coach, pas un médecin ni un psychologue. Mex ne pose aucun diagnostic médical ou psychologique et ne remplace pas une aide professionnelle. Mex ne prend pas non plus de décisions automatisées produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs pour vous (article 22 du RGPD). Vous gardez toujours le contrôle. Prana ne prend pas non plus de décisions vous concernant sur la seule base d'un traitement automatisé.

5. Communauté et sessions en direct

Communauté. Ce que vous publiez dans la communauté (messages, réactions, photos et réactions emoji) est visible par les autres membres de la communauté. Votre nom et votre photo de profil apparaissent dans la liste des membres et sous « Lu par » pour les messages que vous avez ouverts. Si vous ne le souhaitez pas, désactivez l'option « Me montrer dans la liste des membres » dans l'application. Vous n'apparaissez alors plus nommément dans la liste des membres ni sous « Lu par » ; vous êtes seulement compté dans le nombre de lecteurs. Les photos que vous partagez sont stockées chez Cloudflare dans l'UE.

Sessions en direct. Si vous vous inscrivez dans l'application à un webinaire ou à une session en direct, nous transmettons votre nom et votre adresse e-mail à Zoom, pour que vous receviez un lien de participation personnel, et à ActiveCampaign, notre système de gestion des e-mails et des contacts, pour que vous receviez les bonnes invitations et les bons rappels.

6. Si vous utilisez l'application via votre employeur

Si votre employeur vous propose l'application, il nous communique votre nom, votre adresse e-mail et éventuellement votre équipe, afin que nous puissions vous donner accès.

Votre employeur ne voit jamais vos réponses individuelles, vos scores, votre journal ni vos conversations avec Mex. Votre employeur reçoit uniquement des résultats de groupe agrégés et anonymes. Les résultats des groupes de moins de 5 personnes sont masqués, afin que personne ne soit identifiable.

7. Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous partageons vos données uniquement lorsque c'est nécessaire pour fournir nos services, ou lorsque la loi nous y oblige. Avec chaque partie qui traite des données pour notre compte (un « sous-traitant »), nous concluons des accords pour que vos données soient sécurisées et restent confidentielles de manière équivalente. Prana reste responsable de ces traitements.

Pour l'application, nous travaillons avec :

Hostinger (Hostinger International Ltd.) – serveur sur lequel tournent l'application et la base de données. Où : UE
Cloudflare – diffusion rapide et sécurisée de l'application ; stockage de l'audio, des vidéos, des images, des photos de la communauté et des sauvegardes chiffrées. Où : stockage dans l'UE ; Cloudflare est une entreprise américaine
Airtable – back-office pour les données des utilisateurs et des programmes. Votre journal, vos réponses aux questionnaires, vos messages dans la communauté et vos conversations avec Mex (ni les résumés ni le profil de coaching) n'y figurent pas. Où : États-Unis
OpenRouter (OpenRouter Inc.) – transmission des messages adressés à Mex vers le modèle de langage. Où : États-Unis
OpenAI – modèles de langage pour Mex, conversion des messages vocaux en texte, recherche dans la base de connaissances. Où : États-Unis
Mistral AI – modèles de langage pour Mex. Où : France (UE)
SMTP2GO – envoi des e-mails depuis l'application, comme les codes de connexion et les notifications. Où : serveurs dans l'UE
RevenueCat – gestion des abonnements dans l'application. RevenueCat reçoit uniquement un code utilisateur technique, pas votre nom ni votre adresse e-mail. Où : États-Unis
Apple (App Store) et Google (Google Play) – abonnements et paiements dans l'application, connexion avec Apple ou Google, notifications push (Apple Push Notification service et Firebase Cloud Messaging). Où : États-Unis
Zoom – inscription aux sessions en direct et aux webinaires. Où : États-Unis
ActiveCampaign – gestion des e-mails et des contacts, newsletter et invitations aux sessions en direct. Où : États-Unis

Si vous utilisez la version web de l'application et que vous activez les notifications, c'est l'éditeur de votre navigateur (par exemple Apple, Google ou Mozilla) qui envoie ces notifications à votre appareil. Une notification peut contenir un court texte, comme le début d'un message de Mex. Ce texte peut apparaître sur votre écran verrouillé. Vous pouvez désactiver cela dans les paramètres de votre appareil.

Pour nos sites web, formations, boutique et newsletter, nous travaillons également avec des partenaires pour l'hébergement de nos sites web, le traitement des paiements, l'envoi de notre newsletter et la mesure des visites du site et des publicités (uniquement si vous acceptez les cookies correspondants).

Autres destinataires. Si la loi nous y oblige, nous pouvons transmettre des données aux autorités publiques, comme l'administration fiscale.

8. Transferts en dehors de l'Union européenne

Certains partenaires sont établis aux États-Unis ou y traitent des données, notamment OpenRouter, OpenAI, Airtable, RevenueCat, Cloudflare, Apple, Google, Zoom et ActiveCampaign. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne et/ou sur le EU-US Data Privacy Framework. Ainsi, vos données restent protégées de manière adéquate, là aussi.

9. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire.

Données de facturation et de paiement : aussi longtemps que l'exige la législation comptable et fiscale
Coordonnées, centres d'intérêt produits et historique d'achats (site web, formations, newsletter) : aussi longtemps que vous êtes client ou en contact avec nous. Nous les supprimons dès que vous n'avez plus ouvert d'e-mails pendant 6 mois et qu'il n'y a plus eu aucune forme de contact.
Une inscription à l'application que vous n'avez pas confirmée : supprimée automatiquement après 7 jours
Codes de connexion temporaires : ils expirent automatiquement après une courte durée
Votre compte dans l'application et tout ce que vous y faites et écrivez (compte, programmes, progression, journal, conversations avec Mex, questionnaires, communauté, préférences de notification, feedback) : aussi longtemps que votre compte existe. Nous ne supprimons pas automatiquement les comptes si vous n'utilisez plus l'application. Si vous supprimez votre compte, nous effaçons ces données, y compris chez Airtable et Cloudflare.
Statistiques d'utilisation de l'application : 90 jours, puis supprimées automatiquement
Vos inscriptions aux sessions en direct : aussi longtemps que votre compte existe. Si vous supprimez votre compte, nous annulons vos inscriptions chez Zoom et retirons les étiquettes que l'application a ajoutées chez ActiveCampaign. Vos coordonnées dans ActiveCampaign suivent la règle applicable aux coordonnées ci-dessus ; sur demande, nous les supprimons immédiatement.
Une alerte de détresse aiguë : uniquement le temps nécessaire pour vous aider davantage
Sauvegardes chiffrées : pendant une durée limitée. Elles sont écrasées selon un calendrier fixe. Nous les utilisons uniquement pour restaurer le service après une panne.

Lors de la suppression de votre compte, nous révoquons également votre liaison « Se connecter avec Apple ».

10. Cookies et techniques similaires

Sur nos sites web, nous utilisons des cookies fonctionnels, analytiques et marketing (de suivi). Un cookie est un petit fichier texte que votre navigateur enregistre lorsque vous visitez notre site web.

Les cookies fonctionnels sont nécessaires au bon fonctionnement du site web et permettent par exemple de mémoriser vos préférences.
Les cookies analytiques nous permettent de voir comment les visiteurs utilisent le site web, afin de pouvoir l'améliorer.
Les cookies marketing suivent votre comportement de navigation, y compris sur différents sites web, afin que nous puissions afficher des contenus et des publicités adaptés à vos intérêts.

Nous ne plaçons des cookies analytiques et marketing que si vous y consentez via la bannière cookies. Vous pouvez toujours modifier votre choix via les paramètres cookies de notre site web ou dans votre navigateur, et supprimer les cookies enregistrés précédemment via les paramètres de votre navigateur.

Dans l'application, nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ou de suivi. Nous utilisons uniquement ce qui est techniquement nécessaire pour vous garder connecté, et nous mesurons nous-mêmes l'utilisation de l'application, sans services d'analyse externes.

11. Vos droits

Vous avez le droit :

de consulter vos données (droit d'accès) ;
de faire corriger des données inexactes (droit de rectification) ;
de faire supprimer vos données (droit à l'effacement) ;
de faire limiter le traitement de vos données ;
de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, comme la newsletter envoyée aux clients existants ;
de recevoir vos données dans un fichier informatique, pour les conserver vous-même ou les transmettre à une autre organisation (droit à la portabilité) ;
de retirer votre consentement à tout moment. Ce que nous avons fait avant le retrait reste toutefois licite.

Directement dans l'application :

Télécharger mes données : sur votre page de compte, vous téléchargez toutes vos données en un seul fichier (format JSON).
Supprimer le compte : sur votre page de compte, vous supprimez vous-même votre compte et vos données, sur chaque appareil et dans la version web. Vous retirez ainsi également votre consentement au traitement de vos données sensibles.
Vous modifiez vous-même dans l'application votre langue, votre mot de passe, votre visibilité dans la liste des membres et votre consentement à ce que Prana relise vos conversations avec Mex.
Vous désactivez les notifications dans l'application ou dans les paramètres de votre appareil.

Par e-mail : pour toute autre demande, écrivez à iris@prana.be. Pour nous assurer que la demande vient bien de vous, nous pouvons vous demander de prouver votre identité, par exemple avec une copie de votre pièce d'identité. Dans cette copie, rendez alors illisibles votre photo d'identité, la bande de chiffres en bas (MRZ), le numéro du document et votre numéro de registre national. Nous répondons le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de quatre semaines.

12. Introduire une plainte

Vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ? Faites-le-nous d'abord savoir via iris@prana.be, et nous chercherons ensemble une solution. Vous avez aussi toujours le droit d'introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
https://www.autoriteprotectiondonnees.be

13. Sécurité

Nous prenons la protection de vos données au sérieux et prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées contre les abus, la perte, l'accès non autorisé, la divulgation non souhaitée et la modification non autorisée. Ainsi, tout le trafic est chiffré (HTTPS), nous conservons les mots de passe uniquement sous forme chiffrée, nos sauvegardes sont chiffrées et seuls les collaborateurs qui en ont réellement besoin ont accès aux données.

Vous avez l'impression que vos données ne sont pas bien sécurisées ou vous constatez des indices d'abus ? Contactez-nous via iris@prana.be.

14. Jeunes de moins de 16 ans

L'application est destinée aux personnes âgées de 16 ans et plus. Sur nos sites web non plus, nous ne souhaitons pas collecter de données de visiteurs de moins de 16 ans sans l'autorisation de leurs parents ou de leur tuteur. Nous ne pouvons toutefois pas vérifier si un visiteur a plus de 16 ans. Nous conseillons donc aux parents de s'impliquer dans les activités en ligne de leurs enfants. Vous pensez que nous avons collecté des données d'un mineur sans cette autorisation ? Contactez-nous via iris@prana.be, et nous supprimerons ces données.

15. Modifications

Nous pouvons modifier cette déclaration de confidentialité, par exemple si nos services évoluent ou si la loi change. La version la plus récente figure toujours sur cette page, avec la date en haut. En cas de modifications importantes, nous vous en informons via l'application ou par e-mail.

16. Contact

Des questions sur cette déclaration de confidentialité ou sur vos données ? Contactez Iris Willems, déléguée à la protection des données, via iris@prana.be, ou Prana Mental Excellence, Meldenstraat 45, 9700 Audenarde, +32 9 383 03 11, info@prana.be.